Veröffentlicht am: 18. Februar 2026

Wie werden Personalkosten bei Horizon Europe abgerechnet?

Einleitung: Personalkosten machen in Horizon-Europe-Projekten häufig den größten Kostenblock aus. Eine korrekte Horizon-Europe-Abrechnung dieser Personalkosten ist entscheidend, damit die EU-Förderung nicht gefährdet wird und Wirtschaftsprüfer bei Prüfungen keine Beanstandungen finden. Die Europäische Kommission hat im Annotated Grant Agreement (AGA) klare Regeln festgelegt, wie Gehälter, Löhne und entsprechende Nebenkosten in Horizon Europe abgerechnet werden müssen.

Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen – von förderfähigen Kosten über die Berechnung des Tagessatzes bis hin zu Dokumentationspflichten – leicht verständlich und anhand der offiziellen Vorgaben (z.B. gemäß Artikel 6.2 des Grant Agreement). Dadurch sollen Projektabrechnung und Vorbereitung auf Horizon Europe Audits erleichtert werden.

Welche Personalkosten sind bei Horizon Europe förderfähig?

Förderfähig sind grundsätzlich die Personalkosten für Personal, das für den Begünstigten (Projektpartner) tätig ist und dem Horizon-Europe-Projekt zugeordnet wurde.

Gemäß Artikel 6.2.A.1 des Grant Agreement zählen dazu Mitarbeiter mit Arbeitsvertrag oder einem gleichgestellten Anstellungsverhältnis, die im Rahmen des Projekts arbeiten. Die Kosten müssen die allgemeinen Förderkriterien erfüllen (z.B. während der Projektlaufzeit angefallen, notwendig für das Vorhaben etc.) und dürfen ausschließlich folgende Bestandteile umfassen: das Grundgehalt bzw. der Lohn, Sozialabgaben des Arbeitgebers, Lohnsteuern sowie sonstige gesetzlich oder vertraglich vorgeschriebene Zulagen oder Nebenkosten der Vergütung.

Beispiel: Das Gehalt einer wissenschaftlichen Mitarbeiterin plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Lohnsteuer sind förderfähig, sofern die Person per Arbeitsvertrag beim Begünstigten angestellt ist und am Horizon-Europe-Projekt mitarbeitet. Nicht förderfähig wären dagegen fiktive Kosten oder Pauschalen, die nicht auf tatsächlichen Zahlungen basieren.

Neben klassischem Personal in Festanstellung erkennt Horizon Europe auch weitere Personalkategorien an:

Natürliche Personen auf der Basis eines Direktvertrags (keine Festanstellung, aber direkt vom Begünstigten beauftragt, z.B. freie Dienstnehmer) und abgeordnete Personen, die von Dritten gegen Entgelt zur Projektmitarbeit bereitgestellt werden. Diese Kosten sind förderfähig, wenn sie vergleichbar abgerechnet werden wie eigenes Personal und die betreffenden Personen unter ähnlichen Bedingungen für das Projekt arbeiten. Wichtig ist, dass solche Verträge marktüblich und nicht künstlich überteuert sind, da die EU hier genau hinsieht.
KMU-Eigentümer*innen ohne Gehalt sowie natürliche Personen als Begünstigte ohne Gehalt (z.B. Einzelunternehmer, die sich kein festes Gehalt auszahlen). Für diese Fälle gibt es standardisierte Einheitssätze (Unit Costs), um trotzdem Personalkosten ansetzen zu können. Konkret können solche Personen einen Pauschal-Tagessatz gemäß Artikel 6.2.A.4 ansetzen, der im Grant Agreement vorgegeben ist.
Freiwillige (Volunteers): In speziellen Programmen (etwa einigen Bereichen von Erasmus+ oder dem Europäischen Solidaritätskorps) können auch unentgeltlich tätige Personen als Personalkosten geltend gemacht werden. In Horizon Europe (dem Forschungsrahmenprogramm) spielt dies praktisch keine Rolle, da hier normalerweise keine Freiwilligen ohne Gehalt arbeiten.

Zusammengefasst sind also alle Personalkosten förderfähig, die

tatsächlich entstehen und
auf einem Arbeitsverhältnis beruhen,
sofern die Person für das Projekt tätig ist.

Kosten müssen echt, zuordenbar und notwendig sein.

Nicht förderfähig sind z.B. kalkulatorische Kosten, Gewinnaufschläge oder Personalkosten, die bereits durch andere EU-Projekte finanziert werden (Doppelförderungsverbot). Im Zweifel hilft ein Blick ins Grant Agreement, insbesondere Artikel 6.2.A und Annex 5, wo die einzelnen Kategorien und Voraussetzungen genau erläutert sind.

Wie wird der tägliche Stundensatz berechnet?

Horizon Europe verwendet zur Abrechnung von Personal einen Tagessatz (daily rate) je Person, anstelle eines Stundensatzes wie in früheren Programmen. Die Berechnung des Tagessatzes erfolgt nach einer festen Formel des Grant Agreement:

Tagessatz = jährliche Personalkosten der Person / 215

Dabei sind 215 einheitliche Arbeitstage pro Jahr, die von der EU-Kommission als durchschnittlich produktive Arbeitstage festgelegt wurden. Dieser Wert berücksichtigt, dass Urlaubstage, Feiertage und Krankentage nicht als produktive Projekttage zählen. Beispiel: Hat ein Projektmitarbeiter jährliche Personalkosten (Gehalt plus Arbeitgeberabgaben) von 64.500 €, ergibt sich ein Tagessatz von 300 € (64.500 € / 215 Tage = 300 € pro Tag).

Für jede Person wird dieser individuelle Tagessatz pro Berichtsperiode berechnet. Die förderfähigen Personalkosten ergeben sich dann aus dem Tagessatz multipliziert mit der Anzahl der im Projekt gearbeiteten Tage („Tagesäquivalente“). Formelhaft:

Personalkosten für Projekt = Tagessatz × Projektarbeitstage der Person.

Wichtig ist, dass nur tatsächliche Arbeitstage im Projekt gezählt werden (siehe nächste Frage zu produktiver Arbeitszeit). Gearbeitete Halbtage können berücksichtigt werden, da laut Grant Agreement auf den nächstliegenden halben Tag gerundet wird. Beispiel: Arbeitet jemand an einem Tag nur vormittags für das Projekt (~0,5 Tage), kann dies als 0,5 Tagesäquivalent angerechnet werden.

Die 215-Tage-Regel bringt eine weitere Begrenzung mit sich: Pro Person dürfen maximal 215 Tage pro Jahr über EU-Projekte abgerechnet werden. Das entspricht 100 % einer Vollzeitkraft. Mehr als ein Vollzeitjahr darf also nicht finanziert werden – dies verhindert Doppelfinanzierung. Selbst wenn jemand an mehreren EU-Projekten parallel arbeitet, werden alle abgerechneten Projekttage zusammengerechnet und dürfen jährlich 215 nicht überschreiten.

Sonderfall: Sollte eine Person während des Jahres Elternzeit nehmen, kann die Formel entsprechend angepasst werden. Laut Grant Agreement kann in Programmen, die dies vorsehen, die Dauer der Elternzeit von den 215 Tagen abgezogen werden, um den Tagessatz realistisch zu halten. Beispielsweise würde bei zwei Monaten Elternzeit der Divisor auf ~179 produktive Tage sinken, sodass der Tagessatz etwas höher ausfällt (weil das Jahresgehalt sich auf weniger Arbeitstage verteilt). Dies ist aber nur relevant, wenn das Grant Agreement diese Option ausdrücklich enthält.

Zusammengefasst ist die Tagessatz-Methode in Horizon Europe transparent und relativ einfach: Alle jährlichen Personalkosten einer Person werden auf 215 Tage verteilt, um einen durchschnittlichen Tageskostensatz zu erhalten. Mit der Zahl der geleisteten Projekttage multipliziert, ergibt das die erstattungsfähigen Kosten. Diese Vorgehensweise ist gemäß Artikel 6.2.A.1 GA verbindlich vorgeschrieben und ersetzt die komplexere Stundenabrechnung früherer EU-Programme.

Was zählt als produktive Arbeitszeit?

Als produktive Arbeitszeit gelten die Zeiten, in denen Personal tatsächlich für das Projekt arbeitet – sei es Forschung im Labor, Projekttreffen, Berichte schreiben oder andere projektbezogene Aufgaben. Nicht dazu zählen Zeiten, in denen nicht gearbeitet wird (Wochenenden, Urlaub, gesetzliche Feiertage, Krankentage oder andere Abwesenheiten). Die 215-Tage-Regel im Horizon-Europe-Grant-Agreement unterstellt bereits, dass pro Jahr durchschnittlich 215 produktive Arbeitstage verfügbar sind. Alle geleisteten Arbeitsstunden für das Projekt müssen letztlich in solche Tagesäquivalente umgerechnet werden.

Praktisch bedeutet das: Man erfasst die Arbeitsstunden auf das Projekt und wandelt sie in Tage um. Üblich ist die Annahme, dass 8 Stunden einem Arbeitstag entsprechen. Viele Einrichtungen wählen daher Option 1 der EU-Vorgaben: 1 Tag = 8 Stunden. Arbeitet jemand z.B. an einem Tag 4 Stunden fürs Projekt, werden 0,5 Tagesäquivalente angesetzt. Ebenso entsprechen 2 Projektstunden einem Vierteltag (0,25). Die Umrechnung darf auf nächste halbe Tage gerundet werden, allerdings erst am Ende der Berichtsperiode, nicht pro Monat.

Alternativ kann – Option 2 – die vertraglich festgelegte Soll-Arbeitszeit pro Tag als Basis dienen. Wenn z.B. im Arbeitsvertrag einer Teilzeitkraft 4 Stunden täglich vereinbart sind, kann ein voller Projekttag für diese Person auch 4 Stunden bedeuten (entsprechend würde man wegen Teilzeit mit dem Faktor 0,5 rechnen, was wieder auf 8 Stunden Vollzeit-Referenz hinausläuft). Es gibt zudem eine Option 3, bei der eine spezifische Berechnung über Jahresproduktivstunden erfolgt, was in der Praxis jedoch selten angewendet wird. Wichtig ist: Man muss sich für eine Methode entscheiden und diese einheitlich für vergleichbare Mitarbeitergruppen anwenden, um Konsistenz zu wahren.

Was zählt also als „produktive“ Zeit fürs Projekt? Alle Arbeitsstunden/-tage, die inhaltlich dem Projekt dienen und innerhalb der Projektlaufzeit liegen. Zeiten für administrative Tätigkeiten, die nicht dem Projekt zuzurechnen sind, dürften nicht als Projektarbeitszeit gezählt werden. Ebenso wenig Pausen, Urlaub etc. – diese sind in den 215 Tagen pro Jahr eben nicht enthalten. Beispiel: Ein Forscher arbeitet an 10 Tagen eines Monats jeweils 6 Stunden am Horizon-Europe-Projekt und 2 Stunden an anderen Aufgaben. Pro Projekttag wären das 0,75 Tagesäquivalente (6/8). Über 10 Tage ergibt sich also 7,5 anrechenbare Projekttage in diesem Monat. Solche Berechnungen werden idealerweise durch Zeiterfassung oder Arbeitszeitaufzeichnungen belegt (siehe nächste Frage).

Abschließend sei betont, dass die produktive Arbeitszeit immer im Verhältnis zur vertraglichen Arbeitszeit steht. Eine Person in Teilzeit hat entsprechend weniger potenzielle Arbeitstage für Projekte. Ihre maximale Jahres-Tageszahl (Ceiling) wird anteilig reduziert – z.B. 50% Teilzeit entspricht max. ~107,5 Tage pro Jahr für EU-Projekte. Das Grant Agreement stellt sicher, dass niemand mehr Projekttage abrechnet, als seiner Anstellung entspricht. Damit wird Überförderung und Doppelfinanzierung vorgebeugt.

Welche Dokumentationspflichten gelten?

Eine saubere Dokumentation ist das A und O bei der Projektabrechnung von Personalkosten. Gemäß Artikel 20 des Grant Agreement müssen alle abgerechneten Tagesäquivalente „identifizierbar und überprüfbar“ sein. Das bedeutet: Der Begünstigte muss durch Aufzeichnungen belegen können, wann und wie lange die einzelnen Mitarbeiter für das Horizon-Europe-Projekt gearbeitet haben.

In der Praxis gibt es hierfür zwei Ansätze, die auch kombiniert werden können: Zeitaufschreibungen (Stundenzettel/Timesheets) und Arbeitserklärungen (Declarations).

Zeitaufzeichnungen: Klassische Timesheets, in denen Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden pro Tag und Projekt festhalten. Diese sollten idealerweise täglich oder wöchentlich ausgefüllt und vom Mitarbeiter sowie Vorgesetzten freigezeichnet werden. Bei einer Prüfung dienen sie als Nachweis, wie die summierten Projekttage zustande kamen. Stundenaufzeichnungen können in Stunden erfolgen, müssen aber für die Abrechnung in Tagesäquivalente umgerechnet werden (siehe vorherige Frage). Wichtig: Es sollte klar hervorgehen, welche Projektaufgaben in der Zeit erledigt wurden, um die Notwendigkeit der Arbeit fürs Projekt zu belegen.
Declarations: Für Mitarbeiter, die vollständig oder zu einem festen Prozentsatz auf einem einzigen Projekt arbeiten, erlaubt die EU eine vereinfachte Dokumentation. Hierbei bestätigt der Arbeitgeber z.B. monatlich oder am Ende der Berichtsperiode schriftlich, wie viele Tage eine Person am Projekt gearbeitet hat (eine Art Sammelbestätigung statt täglicher Stundenzettel). Die Europäische Kommission stellt hierfür eine Vorlage bereit. In solchen Erklärungen („Declaration of exclusive work for the action“) unterschreibt z.B. der Projektleiter, dass Mitarbeiter X im Monat Y zu 100% für das Projekt tätig war – was dann z.B. 18 von 20 Arbeitstagen entspricht. Achtung: Wenn sowohl Declarations als auch detaillierte Stundenzettel geführt werden, dürfen diese keine Widersprüche aufweisen. Man sollte sich also für eine konsistente Methodik entscheiden.

Unabhängig von der Methode gilt: Dokumentationspflicht heißt, die Angaben müssen prüfbar sein. Die Zeiten sollten idealerweise durch ein System erfasst werden (digitale Zeiterfassung oder unterschriebene Sheets) und mindestens 5 Jahre nach Projektende aufbewahrt werden (übliche Aufbewahrungsfrist gemäß Art. 20 GA). Auch Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Überweisungsbelege zählen zu den Unterlagen, die aufzubewahren sind – dazu mehr in der nächsten Frage.

Tipp: Richten Sie von Beginn des Projekts ein geordnetes Ablagesystem für alle Nachweise ein. So können Sie im Falle einer Prüfung durch die EU oder einen beauftragten Prüfer lückenlos darlegen, wer wann fürs Projekt gearbeitet hat. Fehlende oder unklare Dokumentation ist einer der häufigsten Gründe, warum Personalkosten in EU-Audits gekürzt oder nicht anerkannt werden.

Welche Rolle spielen Arbeitsverträge und Gehaltsnachweise?

Arbeitsverträge und Gehaltsnachweise sind zentrale Belege, um die Angemessenheit und Realität der abgerechneten Personalkosten zu untermauern. Ein Arbeitsvertrag zeigt, auf welcher vertraglichen Basis eine Person beschäftigt ist, welches Gehalt vereinbart wurde, ob die Stelle Vollzeit oder Teilzeit ist und ggf. welche Aufgaben die Person hat. All diese Informationen nutzen Wirtschaftsprüfer und EU-Prüfstellen, um zu prüfen, ob die abgerechneten Kosten den Vorgaben entsprechen.

Gemäß Grant Agreement (Art. 6.2.A.1) müssen Personen, für die Gehalt abgerechnet wird, in einem Arbeitsverhältnis zum Begünstigten stehen (d.h. ein gültiger Arbeitsvertrag oder ein äquivalenter Ernennungsakt muss vorliegen). Der Arbeitsvertrag belegt also erstens die Existenz der Arbeitskraft und zweitens die Konditionen (Gehalt, Arbeitszeit usw.). Ohne Arbeitsvertrag oder vergleichbaren Nachweis könnte die EU die Kosten als nicht förderfähig einstufen, da dann unklar wäre, auf welcher Grundlage die Person tätig war.

Die Gehaltsnachweise – etwa monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, ggf. inklusive Überweisungsbelegen – zeigen, dass und in welcher Höhe Zahlungen erfolgt sind. Da Horizon Europe nur tatsächlich gezahlte Personalkosten erstattet, müssen die Lohnabrechnungen exakt jene Beträge widerspiegeln, die dann anteilig dem Projekt zugeordnet wurden. Ein Prüfer wird z.B. kontrollieren, ob das Jahresgehalt laut Abrechnungen zu der Summe passt, die für die Tagessatz-Berechnung herangezogen wurde. Stimmen die Zahlen nicht überein, wird nachgefragt oder im schlimmsten Fall die Differenz nicht anerkannt.

Beispiel: Die Projektabrechnung weist für Mitarbeiterin A Personalkosten von 30.000 € für ein Jahr aus. Der Prüfer verlangt den Arbeitsvertrag und stellt fest, dass A in dem Jahr eine Gehaltserhöhung hatte. Er zieht die Lohnabrechnungen heran und summiert das tatsächlich gezahlte Gehalt (inkl. Arbeitgeberabgaben) – angenommen 29.500 €. In diesem Fall wurden 500 € zu viel abgerechnet. Solche Abweichungen können passieren, wenn z.B. versehentlich falsche Gehaltssummen angesetzt wurden oder Prämien nicht korrekt behandelt wurden. Arbeitsvertrag und Gehaltsbelege helfen, diese Diskrepanz aufzudecken. Entweder muss der Betrag korrigiert oder erläutert werden (z.B. wenn doch andere erlaubte Kosten enthalten waren).

Darüber hinaus bestätigen Arbeitsverträge auch die Arbeitszeitmodelle. Ist jemand laut Vertrag 50% angestellt, darf auch nur maximal 50% der vollen Jahresarbeitszeit (also ~107,5 Tage) auf EU-Projekte abgerechnet werden. Der Vertrag liefert dem Prüfer also Anhaltspunkte, ob die Zahl der angesetzten Projekttage realistisch ist. Ein Vollzeit-Mitarbeiter kann nicht 250 Projekttage abrechnen, weil er vertraglich nur ~215 Tage überhaupt arbeiten kann.

Zusammengefasst: Arbeitsverträge weisen die formale Berechtigung und den Rahmen der Beschäftigung nach, Gehaltsnachweise belegen die tatsächlichen Kosten. Beide zusammen stellen sicher, dass nur echte, vertraglich vereinbarte und gezahlte Personalkosten abgerechnet wurden – genau das fordert das Grant Agreement (Kosten müssen „identifizierbar und belegbar“ sein und aus den Büchern des Begünstigten stammen). Für eine reibungslose Horizon-Europe-Abrechnung sollten diese Unterlagen stets vollständig vorliegen und im Zweifel dem Prüfer vorgelegt werden können.

Welche Besonderheiten gelten für Nicht-EU-Partner oder Teilzeitkräfte?

Nicht-EU-Partner: Horizon Europe steht nicht nur EU-Ländern offen, sondern auch sogenannten assoziierten Staaten und teils sogar Drittstaaten (Nicht-assoziierte, die ggf. eigene Finanzierung mitbringen). Grundsätzlich gelten die gleichen Abrechnungsregeln für alle Begünstigten, unabhängig vom Sitz. Doch es gibt ein paar Besonderheiten zu beachten:

Währung und Umrechnung: Partner außerhalb der Eurozone zahlen Gehälter möglicherweise in lokaler Währung (z.B. Pfund, Franken, Dollar). Die angefallenen Kosten müssen ins Euro umgerechnet werden, und zwar zum Durchschnittskurs der Europäischen Zentralbank (EZB) über den jeweiligen Berichtszeitraum. Das Grant Agreement schreibt vor, dass man den Durchschnitt der täglichen ECB-Kurse über die Monate der Berichtsperiode nutzen soll. Falls für eine Währung kein täglicher Eurokurs veröffentlicht wird, nimmt man den Durchschnitt der monatlichen EC-Umrechnungskurse (InforEuro). Diese Regel stellt sicher, dass Wechselkursschwankungen geglättet werden. Beispiel: Ein Schweizer Partner hat CHF-Kosten für Gehälter. Er wird die Summe der CHF-Gehälter während z.B. 2025 mit dem durchschnittlichen Monatskurs 2025 umrechnen und so die Euro-Personalkosten ermitteln.
Nationales Recht und Abgaben: Nicht-EU-Partner unterliegen oft anderen Arbeitsrechts- und Sozialversicherungssystemen. Laut Grant Agreement müssen jedoch alle arbeitsrechtlichen Vorschriften des Landes erfüllt sein, in dem der Partner ansässig ist oder die Arbeit durchgeführt wird. Das heißt, ein kanadischer Partner muss sein Personal nach kanadischem Recht anstellen und bezahlen. Kosten wie lokale Rentenbeiträge, Krankenversicherung etc., die gesetzlich vorgeschrieben sind, gelten als Teil der förderfähigen Personalkosten (vergleichbar zu den Sozialabgaben in der EU). Auch hier gilt: Alles was an Lohnnebenkosten pflichtgemäß anfällt, darf angesetzt werden. Unterschiede im Detail (z.B. andere Arten von Steuern oder Arbeitgeberabgaben) sind also grundsätzlich abgedeckt, solange es tatsächliche Kosten sind.
Zugang für Prüfer: Ein spezieller Punkt bei Partnern in Drittländern ist die Prüfbarkeit über Grenzen hinweg. Die EU und ihre Prüfinstitutionen (etwa Europäischer Rechnungshof, OLAF) haben das Recht, alle Belege zu prüfen – auch bei Partnern außerhalb der EU. Das Grant Agreement verlangt von allen Begünstigten, dies zu ermöglichen. Sollte es Konflikte mit nationalem Recht geben (z.B. Datenschutz- oder Geheimhaltungsvorschriften), die den Zugriff auf Unterlagen verhindern, kann die EU im Extremfall die Kostenerstattung verweigern oder den Partner von der Förderung ausschließen. Beispiel: Wenn ein Land vorschreibt, dass Personalakten nicht außer Landes gegeben werden dürfen und der EU-Prüfer daher Gehaltsnachweise nicht einsehen kann, wäre das ein Problem. In solchen Fällen muss der Partner Lösungen finden (z.B. vor Ort Einsicht ermöglichen), sonst riskieren die betreffenden Kosten die Aberkennung.

Teilzeitkräfte: Für Teilzeitbeschäftigte gelten die gleichen Berechnungsgrundlagen, aber die Interpretation der 215 Tage erfolgt anteilig. Wichtig zu wissen:

Der Tagessatz wird immer mit dem vollen Divisor 215 berechnet, unabhängig vom Teilzeitfaktor. Warum? Weil die jährlichen Personalkosten eines Teilzeit-Mitarbeiters ohnehin geringer sind und der Tagessatz somit proportional passt. Beispiel: Eine 50%-Teilzeitkraft verdient 30.000 € im Jahr (statt 60.000 € Vollzeit). Geteilt durch 215 ergibt das ~140 € Tagessatz. Eine vergleichbare Vollzeitkraft mit 60.000 € hätte ~280 € Tagessatz. Die Teilzeit spiegelt sich also im Jahresgehalt wider, nicht im Divisor.
Maximale Tage: Eine Teilzeitkraft kann natürlich nicht an 215 vollen Projekttagen arbeiten. Gemäß Grant Agreement ist die Höchstgrenze von 215 Tagen pro Jahr für 100% Stellen zu verstehen. Arbeitet jemand z.B. 50%, dann ist faktisch nur die Hälfte der Zeit verfügbar. In der Abrechnungspraxis wird das so gelöst, dass man nicht mehr Tage geltend macht, als vertraglich möglich. Die AGA gibt hier Beispiele: 50% Teilzeit über ein volles Jahr → maximal ~107,5 Tagesäquivalente für EU-Projekte pro Jahr. Bei wechselnden Teilzeitgraden oder unterjährigem Eintritt wird analog pro rata gerechnet. Die Projektzeitaufzeichnungen sollten den Teilzeitanteil berücksichtigen – z.B. wenn eine Person nur jeden Vormittag am Projekt arbeitet, darf man nicht fünf volle Tage pro Woche ansetzen, sondern eben 5 × 0,5 = 2,5 Tage.
Dokumentation und Vertrag: Hier schließt sich der Kreis zum vorherigen Punkt – der Arbeitsvertrag der Teilzeitkraft zeigt den Prozentsatz und die Soll-Arbeitszeit. Die Zeiterfassung muss damit übereinstimmen. Es empfiehlt sich, Teilzeit-Mitarbeiter separat kenntlich zu machen und ggf. eine eigene „Declaration“ aufzusetzen, die den vereinbarten Anteil bestätigt, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zusammenfassend sind Nicht-EU-Partner gut beraten, auf saubere Währungsumrechnung und Prüfbarkeit zu achten, während Teilzeitkräfte insbesondere bezüglich maximal abrechenbarer Tage im Blick behalten werden müssen. In beiden Fällen gilt: Transparenz gegenüber der EU und konsistente Anwendung der Regeln schützt vor Korrekturen.

Wie prüft ein Wirtschaftsprüfer die Abrechnung der Personalkosten?

Früher oder später wird die Abrechnung eines Horizon-Europe-Projekts geprüft – sei es durch einen beauftragten Wirtschaftsprüfer im Rahmen eines Certificate on the Financial Statements (CFS) oder durch eine direkte Prüfung seitens der EU-Institutionen. Der Prüfer wird die Personalkostenabrechnung im Detail nachrechnen und Belege einsehen, um sicherzustellen, dass alles regelkonform ablief. Folgende Aspekte stehen typischerweise im Fokus einer Prüfung:

Stichprobenweise Personalauswahl: Der Prüfer wählt meist einige Personen aus, die auf das Projekt abgerechnet wurden. Für diese fordert er die komplette Dokumentation an: Arbeitsvertrag, Stundenzettel/Declaration, Gehaltsabrechnungen, Zahlungsnachweise und ggf. interne Projektzuordnungen.
Überprüfung der Tagessatz-Berechnung: Anhand der Gehaltsabrechnungen summiert der Prüfer die tatsächlichen Jahrespersonalkosten der Person (inkl. aller Lohnnebenkosten) für den relevanten Zeitraum. Dann teilt er diese Summe durch 215, um den rechnerischen Tagessatz zu ermitteln, und vergleicht ihn mit dem vom Projekt angegebenen Tagessatz. Abweichungen müssen erklärt werden. Wenn z.B. Bonuszahlungen enthalten sind, schaut der Prüfer, ob diese zulässig waren (Stichwort “project-based remuneration” – wurde ein Bonus üblich und objektiv gewährt oder nur wegen des EU-Projekts?). Ungewöhnlich hohe Tagessätze wecken Aufmerksamkeit und müssen durch das übliche Gehaltsgefüge begründet sein.
Verifizierung der Projektarbeitstage: Der Prüfer schaut sich die vorgelegten Zeitaufzeichnungen oder Declarations an. Er prüft, ob die Zahl der abgerechneten Tage plausibel ist mit Blick auf den Projektverlauf und die vertragliche Arbeitszeit. Dabei achtet er auf die 215-Tage-Obergrenze pro Jahr. Wenn eine Person z.B. für zwei EU-Projekte gearbeitet hat, wird er erfragen, wie viele Tage insgesamt abgerechnet wurden – um sicherzugehen, dass zusammen nicht mehr als 215 herauskommen (horizontale Summenprüfung zur Vermeidung von Doppelförderung). Unplausibilitäten – etwa mehr als 21 Arbeitstage in einem Monat oder parallele Vollzeiteinsätze auf mehreren Projekten – würden hinterfragt.
Abgleich mit dem Projektfortschritt: Ein guter Prüfer verbindet die Zahlen mit dem inhaltlichen Projekt. Er könnte z.B. schauen, ob die Person laut Projektberichten tatsächlich an den Arbeitspaketen beteiligt war, für die Zeit abgerechnet wurde. Wenn jemand 50 Tage für Laborexperimente geltend macht, aber im Bericht taucht diese Person kaum auf, fragt der Prüfer möglicherweise nach der konkreten Tätigkeit. Ziel ist es festzustellen, ob die Kosten notwendig und dem Projekt zurechenbar waren (Grundsatz der Förderfähigkeit).
Kontrolle der Berechnungsmethodik: Wurde die Umrechnung von Stunden zu Tagesäquivalenten einheitlich und korrekt durchgeführt? Der Prüfer wird prüfen, ob z.B. bei halben Tagen richtig gerundet wurde und ob die gewählte Stunden-pro-Tag Konvention (8 Stunden oder vertragliche Stunden) konsistent angewendet wurde. Unterschiedliche Methoden innerhalb desselben Projekts für vergleichbare Mitarbeiter könnten zu Nachfragen führen.
Nachweis der Auszahlung: Letztlich möchte der Prüfer sehen, dass alle abgerechneten Personalkosten tatsächlich angefallen sind. Daher sind Gehaltsüberweisungsbelege oder Kontoauszüge hilfreich, um zu zeigen: Das Geld ist geflossen. Außerdem wird geprüft, ob möglicherweise externe Dritte Lohnkosten übernommen haben (dann dürften sie nicht beim Projekt geltend gemacht werden).

Nach diesen Prüfhandlungen erstellt der Wirtschaftsprüfer einen Bericht. Kleinere Abweichungen können dabei korrigiert werden, größere Verstöße (z.B. fehlende Nachweise, unberechtigte Bonuszahlungen, Überschreiten der Tagesgrenze) würden als Finding berichtet. Die Europäische Kommission kann daraufhin Kosten kürzen oder zurückfordern.

Die gute Nachricht: Wenn man von Anfang an die hier beschriebenen Regeln befolgt – förderfähige Kosten ansetzen, Tagessatz sauber berechnen, Arbeitszeit lückenlos dokumentieren, Verträge und Gehaltsabrechnungen bereithalten – läuft eine Prüfung in der Regel ohne größere Beanstandungen ab. Viele Organisationen lassen vor Einreichung des Schlussberichts ein internes Audit oder eine freiwillige Wirtschaftsprüfer-Prüfung durchführen, um etwaige Probleme frühzeitig zu erkennen.

Die accura audit GmbH hat sich als spezialisierter Wirtschaftsprüfer auf Horizon-Europe-Projekte etabliert. Mit ihrer besonderen Expertise in der Prüfung von Personalkosten und EU-Projektabrechnungen kann sie Begünstigte professionell dabei unterstützen, die komplexen Vorgaben korrekt umzusetzen und sich optimal auf mögliche Horizon Europe Audits vorzubereiten.